PM verstehen: Projektmanagement auditieren

Die Worte Projektaudit und Projektmanagementaudit schwirren munter im Raum und werden gerne verdreht. Darum möchte ich in diesem Beitrag den Unterschied heraus arbeiten.

Projektaudit

Das Projektaudit ist die Analyse des Fortschritts eines Projektes.

Ziel des Projektaudits ist es festzustellen, inwieweit das Projekt im geplanten Zustand ist. Danach wird ermittelt, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um den Erfolg des Projektes sicherzustellen.

Das Projektaudit gliedert sich hierzu in Phasen (manchmal auch als Projektaudituhr):

  1. Ermittlung der Projektplanung mit der Termin-, Kosten- und Leistungsplanung zum Stichtag des Audits
  2. Ermittlung des aktuellen Ist-Standes und der verbrauchten Sach- und Personalmittel
  3. Ermitteln der Abweichungen
  4. Durchführung einer Abweichungs-Analyse
  5. Verabschiedung eines Maßnahmenkataloges über weiteres Vorgehen

Das Audit kann von verschiedenen Stakeholdern veranlasst werden. Ich empfehle, dass die Projektleitung die Termine des Projektaudits am Anfang des Projektes plant. Es sollten regelmäßige Termine sein, und sie sollten sich nicht nach den Meilensteinen richten.

Projektmanagementaudit

Unter dem Projektmanagementaudit verstehen wir die Prüfung und Bewertung des Projektmanagementsystems durch unabhängige Auditoren. Ob dabei die Auditoren von außen kommen oder durch eine interne Abteilung gestellt werden, spielt keine Rolle.

Für das Vorgehen gibt es einige Reifenmodelle nach denen das Audit durchgeführt werden kann:

  • Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) des PMI,
  • Project, Programme and Portfolio Management Maturity Model (P3M3) von AXELOS und 
  • IPMA Delta® der IPMA. 

Grundsätzlich wird im Projektmanagementaudit

  • das Vorhandensein eines Projektmanagementsystems (ja, das ist wirklich die erste und wichtigste Frage),
  • die Aktualität der Verfahrensdokumentation und
  • die Durchführung nach dem vorgesehenen System überprüft.

Wichtig: Trotz des bedrohlichen Namen “Audit”, ist das Audit für uns Projektleute eine wichtige Aktion, um von unabhängiger Seite auf Fehler hingewiesen zu werden. Oft verbunden mit der Chance auch Maßnahmen angeboten zu bekommen. In jeden Fall können wir daraus lernen.

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