DevOps-Lexikon: Post-Mortem-Meeting

Dieser Post über das Post-mortem-Meeting kommt mal außerhalb der Reihe. Letzte Woche haben wir im Arbeitskreis Sicherheit vom Berlin-Brandenburger VDI über Rückfallebenen gesprochen. Wir wundern uns, warum kaum Menschen aus Unternehmen und Behörden über das Thema sprechen wollen. Wir kamen zu dem Schluss, dass sie dabei auch ihre “Vergehen” beichten müssten und damit auch gleich “schuldig” wären.

Dabei gibt es ein gutes Verfahren nach Fehlern daraus zu lernen und nicht nur einen Schuldigen zu suchen: das Post-mortem-Meeting ohne Schuldzuweisung.

Die Post-mortem-Analyse ist eine Analyse, die nach dem Ende des zu analysierenden Ereignisses durchgeführt wird. Entwicklet wurde die Idee im Bereich Projektmanagement, kann aber auch in vielen unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden, so wird zum Beispiel beim Schachspiel die Partie nach dem Ende, also „post mortem“ (lat. für: nach dem Tod), noch einmal analysiert, indem jeder Zug systematisch durchgespielt und mögliche Varianten betrachtet werden.

Im Projektmanagement findet die Post-mortem-Analyse vor allem im Teil der Risikoanalyse Anwendung. Sie dient zur Ermittlung und zur Verarbeitung von Erfahrungen bei der Durchführung von Projekten und wird rückblickend, das heißt nach dem Erreichen des Projektendes oder eines Projektmeilensteins durchgeführt.

Nach der Auswertung des Projekts und der Analyse des Projektverlaufs, werden die gesammelten Daten dokumentiert und gespeichert, sodass sie für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.

Post-mortem-Meeting in entspannter Atmosphäre

Etwa allgemeiner definiert: Ein Post-mortem-Meeting ist ein Teamtreffen, das am Ende eines Projekts, Prozesses oder einer Arbeit stattfindet, bei dem die Gruppe die Herausforderungen und Erfolge des Vorganges untersucht. wichtig dabei ist eine sachliche Auseinandersetzung zu führen und nicht nur einen Schuldigen zu suchen, den man die Verantwortung übertragen kann (s. Bad Apple Theorie).

Die Vorteile eines Post-mortem-Meetings

Viele Teams sind sich der Post-mortem Meetings bewusst und verstehen den Wert, aber haben oft nicht die Zeit, um sie zu führen. Entschuldigungen für das Überspringen Post-mortem-Meetings reichen von zu beschäftigt sein, nicht das Budget zu haben, und nicht zu verstehen, wie man ein solches Meeting durchführen kann.

Im Mittelpunkt steht die (Unternehmens-) Organisation. Es muss von der höchsten Ebene gewünscht sein, sich kritisch und emotionsfrei über Fehler und Katastrophen unterhalten zu können. Das Management muss den Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, dass Fehler machen erlaubt ist und sich zu Fehlern zu bekennen, keine Sanktionen zur Folge hat.

Dann können folgen Vorteile gezogen werden:

  • Effektivität steigern: Sie werden bessere Wege finden, um Aufgaben und Projekte anzugehen.
  • Steigerung der Moral: Probleme zu besprechen, aber auch Gewinne anzunehmen , bringt Ihr Team näher zusammen und motiviert sie zu ihrem nächsten Projekt.
  • Zusammenarbeit verbessern: Indem Sie sich viele Perspektiven anhören, wird Ihr Team mehr Verständnis dafür zeigen, wie sie arbeiten.
  • Aus Fehlern lernen: Es ist an der Zeit herauszufinden, was schief gelaufen ist, und bessere Wege zu finden.
  • Lernen erleichtern: Wenn Sie die Besprechungsergebnisse mit dem Rest Ihrer Organisation teilen, helfen Sie dabei, bessere Praktiken zu vermitteln.
  • Erfolge feiern : Es ist nicht nur ein Treffen, um die negativen Dinge zu besprechen.

Das Post-mortem-Meeting vorbereiten

Häufig ist das Post-mortem-Meeting ein informelles Meeting ohne Agenda und ohne Leitung. Effizienter und erfolgreicher ist es, wenn es wie andere Meetings vorbereitet ist.

Grundsätze erarbeiten

Bevor das Post-mortem-Meeting startet muss jedem Teilnahmer klar sein, dass es darum geht, Probleme offen zu diskutieren, ohne eine negative Arbeitsumgebung zu schaffen. Es gibt einen schmalen Grat zwischen der Diskussion von Problemen und dem Klagen darüber.

Meeting

Um aus dem Vorfall zu lernen, der ein Post-mortem-Meeting erforderlich macht, müssen alle Beteiligten (auch ein Kunde) frei und offen (nicht negativ) darüber sprechen, wie die Prozesse und die Arbeiten verbessert werden können. Um dies zu gewährleisten, sollten einige Grundsätze für das Meeting festgelegt:

  • Keine Schuldzuweisungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Post-mortem-Meeting ein sicherer Ort ist, an dem das Team seine ehrlichen Gefühle teilen kann.
  • Konstruktiv sein, nicht destruktiv:. Nennen Sie das Problem und konzentrieren Sie sich auf die Lösung.
  • Nicht persönlich werden: Hier geht es nicht um Schuldzuweisungen oder Fingerzeig. Es geht darum, Herausforderungen zu diskutieren und Lösungen für die Zukunft zu finden.
  • Standpunkt erörtern: Geben Sie jedem Teammitglied die Möglichkeit, seinen Standpunkt darzulegen.
  • Respekt: Sei respektvoll gegenüber den Standpunkten des anderen.
  • Schwachpunkte eruieren: Identifizieren Sie, wo der Prozess funktioniert und wo er zusammenbricht.
  • Lernen: Diskutieren und Beschließen Sie Maßnahmen, um den aktuellen Fehler zu beheben und ein neues Auftreten verhindert.

Die Post-mortem-Agenda aufstellen

Bevor es zum eigentlichen Post-Mortem-Meeting kommt, ist es notwendig, den Rahmen des Meetings zu klären. Es geht um genau ein Thema und nicht um alles mögliche, was “wir schon immer mal besprechen wollten”.

Wir können diesen Agendapunkt entweder vor dem Meeting durch führen, oder als TOP 0 voranstellen.

Post-Mortem Prep Option 1: Umfrage vor dem Meeting

Wenn die Zeit des Teams knapp ist, wird die eigentliche Meetingzeit besser für die eigentliche Diskussion und für die Beschlüsse genutzt.  Darum ist eine Befragung vor dem Meeting nützlich.

Beispielfragen könnten so einfach sein wie “was funktioniert hat” und “was nicht funktioniert hat”. Oder der Fragebogen könnte tiefer gehen, indem die Teammitglieder die Gesamtleistung, aber auch die eigene Leistung auf einer Skala von 1-10 bewertet.

Post-Mortem Prep Option 2: Treffen vor dem Treffen

Um sicherzustellen, dass beim Meeting nicht zu viel Zeit für die Dikussion des Warums und die Sichtweise der einzelnen Teammitglieder vergeht, ist eine Voranstellung eine tolle Alternative.

Der Agendapunkt 0 bekommt einen sehr kuren Zeitraum, z.B. nur 15 Minuten, um am Whiteboard Antworten auf die Fragen, was “funktioniert” und “was nicht funktioniert”, zu notieren. Die Methode ist sehr ähnlich wie Brainstorming. Auch beim Brainstorming ist es besonders wichtig, auf die Zeit zu achten und in diesem Moment keine Diskussion zu zu lassen. In der Einladung zum Post-mortem-Meeting muss dies klar kommuniziert werden.

Beispiele für die Art der Formulierungen

  • Unser Team arbeitet effektiv zusammen (intern)
  • Unser Team hat effektiv mit den Kunden / Stakeholdern zusammengearbeitet
  • Unser Projekt hat die Erwartungen unserer Kunden erfüllt
  • Unser Projekt hat seine Ziele erreicht
  • Unser Projekt hat die definierten Ergebnisse erfüllt
  • Die Arbeit unseres Teams war von hoher Qualität

Post-Mortem-Agenda

  • TOP 1: In der Post-Mortem-Meeting-Agenda erfolgt die Untersuchung des “Tatherganges”. Eine zeitliche Folge mit den jeweiligen Aktivitäten und handelnden Personen wird erstellt. Im Top 0 haben wir durch die Möglichkeit auch Gefühle zu äußern, den emotionalen Druck des Teams bereits gemindert.
  • TOP 2: Durch die Auflistung ist es jetzt möglich, genau festzustellen, wo Fehler entstanden sind, aber noch nicht warum. Die Frage nach dem “Warum” wird in TOP 2 untersucht.
  • TOP 3: Durch das bessere Verstehen wann und warum ein Fehler entstanden ist, wird dem Team die Möglichkeit gegeben, das aktuelle Problem zu lösen und eine zukunftsorientierte Strategie festzulegen, die spätere, gleiche Probleme erst gar nicht aufkommen lässt.
  • TOP 4: Zum Abschluss entwickelt das Team Maßnahmen, um das gerade Gelernte auf das gesamte Unternehmen auszurollen.

Bei allen Agendapunkten ist darauf zu achten, dass die Diskussion auf hohem Niveau der Objektivität gehalten wird, um persönliche Anfeindungen zu verhindern.

Das Post-mortem-Meeting durchführen und moderieren

Mit der Vorarbeit ist das eigentliche Meeting in sehr konzentrierter Form durchzuführen und vor allem es wird erfolgreich sein. Um dem Erfolg des Post-mortem-Meeting noch stärker auf die Sprünge zu helfen, hier einige einfache Regeln:

  1. Ein Moderator leitet das Meeting. Auch Teamleiter sind  Teil des Teams und damit Teil des Fehlers, der gemacht wurde. Damit die Führungskraft aus seiner Rolle als Führender hier “fliehen” kann, sollte er nicht das Meeting leiten. 
  2. Ganz ohne Emotionen geht es nicht. Auch wenn wir bereits in der Vorbereitung versuchen, die Emotionen raus zu lassen, können wir im Meeting die Sandwichmethode anwenden. Zu Beginn sollten in einer Zusammenfassung durch den Moderator die positiven Aspekte des Arbeitsprozesses aufgezeigt werden.
  3. Wer schreibt, der bleibt. Eine ausführliche Dokumentation ist sinnvoll. Insbesondere soll der (Nach-) Leser die Kausalität verstehen. Es muss aber nicht übertrieben werden.
  4. Bei diesem Treffen sind alle gleichberechtigt. Das bedutet, niemand sollte das Gespräch dominieren und jeder sollte die Möglichkeit haben, seinen Standpunkt darzulegen.
  5. Das Ziel des Treffens nicht aus den Augen verlieren: Irgendwann kommt der Moment, an dem ein Teilnehmer mit Vorwürfen beginnt. Dann muss das Ziel des Meetings noch einmal klar gesagt werden:  Ursachenforschung OHNE Schuldzuweisung.

Follow-up des Post-mortem-Meetings

In der Folge des Post-mortem-Meetings ist es notwendig, schnell die beschlossenen Maßnahmen durch zu führen. Geschieht dies nicht, werden die Teilnehmer den Eindruck bekommen, es wurde wieder nur Aktionismus gemacht ohne Folgen.

Nicht wäre dramatischer. Das Post-mortem-Meeting ist eine wundervoller Art zu zeigen, dass wir Lernen wollen, dass wir wissen, das Menschen Fehler machen und sie auch machen dürfen und dass sie sich zu Fehlern bekennen können, ohne Strafen zu befürchten. Nur so entwickelt sich die Unternehmung weiter, um besser besser am Markt bestehen zu können und dabei zufriedene Mitarbeiter zu haben.

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